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如何成为一个优秀的接待员??

方法 1

掌握正确的技能

1、有一流的组织能力。接待员是代表公司脸面的人——他们是与客户最先打交道的人,也是公司同事询问信息及日程安排的人。 除了接听电话,接待访客,他们还经常与客户打交道,组织活动,安排会议等所有这些职责,接待员真的需要在同一时间处理多个事务。如果一个人不能同时接管多个事务并以有序的方式处理它们,那么他将无法长期胜任接待员这一工作。[1]保持组织能力的最好方式是建立一个最适合您的档案系统。重要的是要知道什么样的文件和信息是你的老板、同事或者客户可能需要的。把所有这些信息放在在不同的文件夹中——在你的电脑桌面上或拷贝在硬盘里。用最适合你的方式来组织档案系统——如果会需要像霓虹灯似的电子便签,就这样吧。组织能力也意味着自我激励——你不需要任何人来告诉你如何做事,或者记录你的工作。如果你具备组织能力,你会知道每一天需要完成什么样的任务,哪些是优先级的任务。对各种电话号码得心应手(越多越好)。即同事、雇主、承包商、供应商、紧急联络电话号码等,你会在某一个时间点需要它们的。把电话号码有条理地存储在名片盒或合适的电脑程序里。

2、有一些技术知识作为资本。接待员首先需要掌握的技术是关于电话——所有的电话按键和附属的分线。计算机技能也是必须的——大多数接待员都需要知道如何使用电子邮件,以及熟练掌握文字信息处理。学会如何创建电子表格,或是如何使用任一行业特定的软件,都会对你很有帮助。[2]请记住,如果复印机,扫描仪或打印机在你的办公桌附近,你是最有可能经常要使用它们的人(以及当同事使用时遇到问题,你要帮助解决故障)。一旦你知道办公室使用的机器类型,马上去了解其主要功能和解决常见问题的方法。

3、要可靠。接待员被认作应该是随时在办公桌工作的人——如果没有人接听电话,或是有很多排着队的客人,会反映出这不是一个好公司。让靠谱成为你的第一要素——如果你的老板知道你很靠谱,随时处于工作状态,那么你就成为了公司里不可缺少的人。[3]]

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4、具备良好的倾听技巧。作为接待员的很大部分是做一个倾听者——无论是在电话中一个客户询问的问题,还是各种需要转达给你的信息。学会良好的倾听能够让你更高效——当你能够在第一时间理解这个人询问的问题,你就能更快地解决它,然后更迅速地建立起客户和其所需人员之间的联系。

5、随时作笔记。,如果老板让你做一些事情,记录下具体细节。如果客户打来电话,确保写下他们的信息(姓名,联系方式,他们想要什么,等等)。记笔记是保持井井有条的一个好方法,同时它能提醒你工作中任何要做的小事。把你的笔记都写在一个记事本里,随时携带它。 你会惊奇地发现它们是多么有用,尤其是当你试图回忆起5小时前打来电话的人需要什么的时候。确保记录下信息的细节,检查一遍你写下的东西。最重要的是,记录信息时,在你挂断之前重复一遍你所听到的留言和联系资料,保证您将传达给别人的信息正确无误。

6、礼貌地接听电话,使用标准的问候语,如“早安,感谢您致电我们的公司,我的名字是___,有什么需要我为您服务的?”确保在电话铃响的第一声或第二声接起,搁置超过一分钟是不适当的(因为电话等待时间可能比你想象的更长)。仔细听来电者想找的人的名字。如果有必要,请他重复一遍,因为手机经常导致声音失真。把来电者想找的人的名字直接写下来。礼貌地转接电话,使用标准礼貌用语,如“王先生请稍等。” 或者,如果这个人在通话中,那就说“我很抱歉,王先生正在通话中。你能暂时等一等或者给他的语音信箱留言吗?” 礼貌地感谢他们,并相应地进行电话转接。

7、用接待其他访客一样的专业精神和礼貌,迎接好快递人员。您可能会被要求签署交付。确保你的签名是清晰可辨的。送货人员可能需要知道放置包裹的地方。确保您联系了相关事宜的员工。

8、礼貌并高效地接待来访你公司的顾客。在来访者说明他们是谁和他们来找谁之后,联系那个人,让他知道有人在等他。标准的礼貌用语是“王先生,XYZ公司的李先生来了,他和您有两点钟的预约。”要说明来访者姓氏或名字,以及他们所属组织的名称。询问他们是否有与王先生的预约是很重要的。王先生会给你指示在哪里见访客和需要等待多久。 然后,你可以告诉顾客“王先生马上就来见您。” 或“王先生说,他就要结束会议了并在5分钟内来见您,您可以先坐下等等,谢谢。”

方法 2

更好地展现自己

1、有一个积极的态度。如上所述,接待员是公司的脸面——他们是最先与客户打交道的人,也是要为那些不能实地来公司的顾客解答问题的人。没有人愿意面对着臭脸和坏脾气。始终保持笑容和开朗、乐观的个性是第一要务。记得抱有耐心对于具有挑战性的客户,即使他们已经碰触到你最后一根忍耐神经。[4]即使你遇到了一个具有挑战性的客户,也要提醒自己,你是一个强大的、快乐的人。告诉自己,他们的行为是出于无奈,只要你尽自己最大努力去接纳他们,你就不会是过失方。与其情绪失控,看起来像一个坏脾气的、吝啬的人,保持清晰的头脑是更正确的做法。

2、随时准备好问候。以一种友好的方式来迎接你的客户永远是非常重要的。即使你会继续做在他们来之前所进行的工作,和他们打声招呼也是非常必要的,因为这表示你理会了他们,将马上提供帮助。使用这样一些问候语,“您好! 欢迎到(公司名称)“或”早上好!您先坐一会,我马上就来!“

3、彬彬有礼。尊重他人。把你接待的每个人都当作是那一天走进办公室里最重要的人。这是你的工作本分——没有人关心你今天上午遭遇了怎样的交通堵塞,你把自己最新的品牌包包毁掉了,或者你弄丢了最喜欢的CD。把私人事务留在家里。(即使你并不尊重他们的消息或他们的表达方式,也要掩饰一下。)整体而言,要确保别人感觉放松,并且乐意与你交谈。

4、打扮自己,能加印象分,你在代表你的公司,因此,你应该为此打扮自己。花钱买一些商务休闲衣服。另外,如果你是一些特定行业(如服装店)的接待员,你可以考虑购买一些自己公司的服装,作为打扮的着装。倾向于保守的款式,除非你工作的地方是时尚、潮流,或其他走在最前沿的圈子。请检查您的企业是否有特定的着装。如果你穿着休闲服饰,你可能会被扣奖金。记住,你永远不应该打扮太随便(卫衣在工作场所是被禁止的)。

5、保持外观整洁。不要睡眼朦胧地从被窝里爬出来就去上班了,连头发都不梳一下。洗脸,化个妆或刮下胡子,对于你的外表做一点努力吧。因为您需要问候客户,并与同事工作一整天,所以强烈建议你好好刷牙,并喷一些除臭剂。 一个散发清新味道的接待员是会讨人喜欢的。

小提示

将私人事务和工作分开——这包括手机电话和电子邮件。 IT部门可以保持电脑屏幕处于活动状态。知道谁给你发工资,在任何时候都要尊重他们。认真对待经理,看看你能否在空闲时间,帮助他们完成更多的任务。在复写本里记录下信息,并把复制的一份给需要这个信息的人员。或使用日记,这会比较容易重新查阅,尤其是要回想某个姓名或号码的时候。通常处理邮件会是接待工作的一部分,在你上任的第一天先弄明白邮件要送往那里、谁拿了邮件以及什么时候拿的。当你去卫生间、开会、度假、午餐的时候,找个人替你在前台待着,这样就能避免当你回到办公桌时有个怒气冲冲的人在等你。询问同事他们是否需要任何帮助。通过帮助去结交朋友,而不要总是抱怨去树敌。永远要乐于学习新事物,或做一件平凡的任务。多才多艺要靠时间积累。

警告

不要说“我不要做这个做那个”。 估计还没等你做到最后一件事的时候,你就先被炒鱿鱼了。不要“假装”很友好。人们会看穿你的伪装。相反地,你要做到真正有兴趣、有礼貌、尊重别人。如果你不能做到这一点——不要当一名接待员。你会搞垮你公司的声誉。找一份案头工作,在那里你可以逃离公众视线。永远不要和来电者或来访者争吵起来。把他们安排到上司那里就好了。

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